유학준비 19. 원서 제출시, 제출 후에 유의할 것: 적극적인 연락과 문의

원서 제출 시, 그리고 제출 후에 유의할 것 두 번째는 '적극적인 연락 및 문의' 가 되겠다. 즉 ‘원서를 내는 중, 그리고 내고 나서 취해야 하는 액션‘ 에 관해 이야기해보려고 한다. 내가 컨설팅했던 후배님들이 종종 보이던 현상인데, 너무 소극적으로 문제 해결에 임한다는 것이다.

 

이를 테면 아래와 같다.

 

1. 만약 본인이 낸 서류에 문제가 있다 (혹은 갑자기 논문 status가 update 되어 CV를 update하고 싶다거나, 등등)

2. 영어 점수가 아직도 매칭이 안 되었다

3. 보낸 서류가 도착하지 않았다

4. 교수님 추천서가 제출하셨음에도 확인이 되지 않는다

 

등등 사실 우리가 원서를 쓰면서, 그리고 심지어 제출하고 나서도 맞딱드리게 되는 문제는 상당히 많다.

 

또 다른 문제는

1. 원서를 쓰는 도중에, 지시사항을 이해하질 못하겠다. 이를테면 학부 성적을 기재하는 란에, 과목별로 기재하게 하는 학교가 종종 있는데, 내가 들은 과목 갯수가 시스템에서 제공하는 슬롯 수 보다 너무 많다던지,

2. 혹은 P/F 과목의 경우 학점계산을 어떻게 해야 하는지가 학점환산 지시사항에 없다던지

이외에도 도저히 이해하지 못하는 지시사항들이 어마어마하게 많을 수 있다. 사실 여러분은 미국대학원 원서를 ‘처음‘ (아마도? 재수가 아니라면) 써 보는 것일 터, 따라서 여러가지 혼란스러운 점이 있는 건 자연스러운 것이다.

 

근데 이걸 누구한테 물어봐야될까?

 

1. 학교 선배

2. 해당 미국 학교 대학원에 다니는 선배

3. 함께 지원하는 동기

 

위의 3가지 중에는 해답이 없다. 근데 주로 123번에게 물어보고 불안해하면서 ‘맞겠지?’ 라는 생각을 가진다는 게 큰 문제다. 얼핏 보면 2번이 굉장히 설득력이 있어 보이지만, 매년 입학관련 요소들은 renewal 될 수 있는 가능성이 있다는 것을 명심하자. 나중에 잘못되면 2번 탓을 해도 아무런 소용이 없다.

 

그러면, 이걸 누구에게 물어봐야되냐. 바로 어드미션 오피스 (Office of Admission) 나 학과 오피스 (Department Office) 에 직접 물어봐야 한다. 메일을 보내던지, 전화를 하던지 등등. 원서는 적당히 알음알음 쓰지 말자. 가장 확실한 답을 줄 수 있는건 선배도 동기도 아무것도 아니고, 그 원서 접수를 담당하는 어드미션 오피스이다. 가장 간단명료하고 심플한 해답을 두고 왜 친구한테 물어보나.

 

원서를 내고 나서, 여러분은 반드시 어드미션 오피스와 학과 오피스를 뻔질나게 괴롭혀야 한다. 물론 그럴 일이 일어나지 않는 것이 가장 좋은데, 혹여나 원서를 완전히 제출하고 난 후라도, 치명적인 실수부터 사소한 실수까지, 고쳐야 할 것이 발견되면 반드시 오피스들에 전화해서 양해를 구하고 정정을 부탁하자. 나는 전화도 해보고 메일도 보내보고 별 짓 다 했고, 거절당한 적 없었다. 설사 거절당한다고 해도, 최선을 다해 시도해봐야 하지 않겠나.

 

아래에 예시 메일을 덧붙인다.

 

Dear Officer, (혹은 애매하면 그냥 Dear, 라고만 해도 무리는 없다)

 

My name is XY Jeon, an international applicant for the Chemical Engineering PhD program. Today, I received a notification from the journal that I’ve submitted my manuscript. It was accepted and will be published in near future, therefore I just wonder if you can update my CV for the department review. Please find the attachment. For your convenience, I’ve highlighted the updated content so that you can find it easily.

 

Thank you.

Best,

XY Jeon.

 

이런식으로 쓰면 크게 무리가 없는 한 대부분은 업데이트를 해 주더라.

 

그럼 이걸 어디로 보내냐? 고 묻는 분이 분명 계실텐데, 생각을 조금만 해 보면 알 수 있을텐데….

 

바로

 

두 군데 다 보내야지. 뭘 어디 한 군데를 골라서 보내려고 합니까. 어드미션 오피스에도 학과 오피스에도 보내야지.

 

문제는 혹여나 메일에 수신인을 둘 써서 한 번에 보내지 말자. 재수없는 경우 서로 상대방이 처리하겠지 하면서 아무 액션도 안 취하는 경우가 있다. 메일 두 개를 따로 써야 한다.

 

사실 여러분이 취해야 하는 행동 지침이라는 게 굉장히 간단하다. 바로 ‘상대방의 입장에서 편하게‘ 해 주면 된다. 또한 ‘둘 중 하나’를 자꾸 고르려고 하지 마라. 애매하면 반드시 ‘둘 다‘ 해라.