유학준비 18. 원서 제출시, 제출 후에 유의할 것: Application Process (지원과정) 의 이해

생각해보니 지금 당장 지원중인 여러분에게 급한 게 따로 있으리라는 생각이 들어, SOP 마지막편 올리기에 앞서서 글을 따로 두세개쯤 올릴 예정이다.

지금 원서를 제출하고 있는 분들이 반드시 명심해야 할 것

그 첫번째- application process의 이해 편이다.

 

아마 지원하시는 분들은 원서 자체를 써내는 데는 크게 문제가 없을 것이다. (없어야 한다!) SOP도 PS도 CV도, 관련 모든 서류도 대부분의 학교의 원서 접수 프로그램 자체에 다 업로드 가능하도록 되어 있으니 큰 문제는 없을 것이라 본다.

 

그러면 이제 중요한 게 딱 가려진다. 아직 끝나지 않은 것들.

첫번째가 추천서고

두번째가 영어 성적이다. (추가로 U of Michigan 같은 학교는 Official Transcript도 다 우편으로 발송하도록 해 놨었다......귀찮게...)

 

추천서는 보통 원서 접수 프로그램에서 두 가지로 나뉘어진다. 계정을 만들자 마자 추천서 메일을 추천인에게 보낼 수 있도록 해 놨거나, 혹은 원서를 최종 SUBMIT 버튼을 눌러야만 추천서 메일이 발송되도록 해 놨거나. 사실 지원자 입장에서는 전자가 가장 편하고 좋은 시스템인데, 그렇지 않은 곳도 있으니 별 뾰족한 수가 없다. 내 기준에서는 펜스테이트랑 U of Virginia가 그랬던 것으로 기억한다.

 

11월 중이나, 12월 1일이 데드라인인 학교가 아니라면, 사실상 지원서 검토는 거의 1월에 시작한다고 봐도 무방하다 (물론 무조건 그러한 것은 아니다. 판단은 여러분의 몫). 12월이 되면 일단 학교는 거의 ‘뭔가를 하기 힘든’ 분위기다. 이건 나도 미국 오고 나서야 알았는데, 이미 우리 과 오피스는 닫았고 (올?) 교수님들은 연말 학회를 가셨거나 뭐 기타 등등으로 인해, 그리고 작년의 경우를 떠올려 볼 때, 본격적인 검토는 1월부터 시작되는 경향이 보인다. 우리 교수님은 11월 마지막주에 프로젝트 미팅 마치고는 ‘See you next year! Happy holiday guys~’ 라고 하시고 12월 초에 하와이로 떠나셨다이~ 부럽…..멋있다…..

 

무슨 말이냐면, 죽었다 깨어나도 교수님들께 부탁드려서 최대한 빨리 추천서를 보내주실 수 있도록 해야 한다는 것이다. 왜인지가 궁금하면, 미국의 application review process를 이해할 필요가 있다. 단순히 application이 submit완료되었다고 끝나는 게 아니다.

 

편의상 각 단계를 통일하여 이야기하면 아래와 같다. 먼저 그림을 참조하자.

 

1. 지원자가 SUBMIT버튼을 누르면 application status는 submitted가 된다.

- 여기서 submitted가 ‘검토에 들어갔다’는 뜻은 아니다. 정확히 말하면 waiting for the completion of all required materials이다. 관련 서류가 모두 갖춰지길 기다린다는 말이다. 보통 여기서 이야기하는 관련 서류는 추천서와 영어 점수 (TOEFL, GRE), 그리고 가끔 Official Transcript (성적표) 등이 해당된다.

- 영어 점수가 이미 도착했다손 쳐도 submit을 누르고 나서 바로 반영되는건 아니다. 조금 시간이 필요하다. 그러나 business day로 하루이틀이면 적용되는게 정상이다. 2 business day (미국기준!! 한국기준으로 따지지 마라!) 가 지났음에도 여전히 매칭이 안 되었다면 본인의 정보를 전부 다 기재하여 (영어성적표에 기재된 정보와, 본인의 application 정보) Office of Admission으로 메일을 보내도록 하자.

- 추천서의 경우, 보통은 교수님들께서 제출을 완료하시면 완료되었다는 notification 메일이 교수님과 나에게 동시에 보내지는 시스템이 많다. 그러나 혹시 모르니 언제나 확인은 필수다. Notification 시스템이 없는 프로그램의 경우는 수작업으로 필히 확인하고, 마찬가지로 2일이 지나도 매칭이 안 되었으면 메일을 보내도록 하자.

2. 관련 서류가 모두 matching이 되고 나면 ‘COMPLETED’가 된다.

3. Completed 상태에서 조금 지나면 Transferred to the Department for Review가 된다.

여기까지 와야 비로소 안심할 수 있다.

 

자 그러면, 왜 지금 최대한 빨리 부탁드려야 하냐고? 문제가 생겼을 때 미국과 연락을 취해서 수정해야 하는 여유 기간을 가져야 하기 때문이다. Submit 버튼을 누르는 시점이 당연히 데드라인보다 늦어지면 안되고 (이러면 그냥 순위가 밀려버린다. 절대로 늦지 말자), 가급적이면 추천서나 영어성적 같은 supporting document도 모두 데드라인 전에 들어가도록 하는 편이 좋다. 

뭐든지 빠른 게 좋다! 문제가 생겼을 때 그걸 해결할 시간이 넉넉해야 좋지 않겠나. 참고로 학교 어드미션 페이지 자세히 읽다보면 이런 내용 있다.

Although we have deadline and we do not employing a rolling basis admission, we still highly encourage you to submit and complete your application as soon as possible, so that we could have enough time to do troubleshooting just in case if you have any problem.

그들도 시간에 쫓기는 걸 달가워하지 않는다는 거고, 데드라인이 다가올수록 문의가 밀리기 때문에. 최대한 빨리 처리하길 추천한다.

 

요약하자면

 

가급적 모든 supporting document를 데드라인 전에 마무리하자.

못해도 12월이 끝나기 전에 반드시 마무리하자 (12월 끝나기 전이라고 했다고 30일 31일 이럴 때 맞춰서 하지 말자. 꼭 이런 사람 있다. 크리스마스에는 애들 일 안 본다는거 명심하자).

매칭이 하루이틀이 지나도 안 되면 반드시 Office of Admission에 메일을 보내자.